怎样才是有效的沟通？

用沟通扫走麻烦的雪球

当要求不清楚、被省略或被遗忘的时候,就一定会产生问题。想避免问题的出现,就必须进行有效沟通,具体怎样做呢?这是困扰很多企业家的事。

有这样一个真实案例。

一家国内客户,在某年圣诞节的时候,收到了一家英国客户的采购订单,价值10万美元,对这家客户而言这是一个大单子。
 
英国客户的要求是,因为自己这边要放圣诞假,对方也快放春节假了,所以希望这家客户给自己一个单证,方便及时付款,否则,付款时间很可能会延后3个月。

中方老板听完后立即把任务下达给了财务总监,财务总监又把任务安排给了自己的下属,并询问后者是否清楚单证的具体格式。

下属自信满满,说自己以前见过,让领导放心。

谁知单证交给英国人后,对方连连摇头,不对呀!中国企业傻眼了,只能是自己承担损失。

这就是典型的沟通不畅引发的小问题,小问题又带来了大麻烦。如果老板在一开始就询问清楚单证的具体情况,并仔细交代给代办人,最后也不会出现大家白忙活一场还要遭受损失的悲剧了。

现实中,每次沟通都有不同的主题、轻重之分以及时间上的限制。因此,在与对方进行沟通前,我们要知道自己想要讲什么,花费多长时间。沟通过程中,我们要根据不同的主题确定相应的时间,有时还需要彼此交换意见,甚至共同讨论问题。

有效沟通的秘诀

沟通可以让要求更明确,减少不必要的麻烦。那么,如何进行有效沟通？

沟通要建立三种关系:互敬、互信、互利。有了它们,很多难题就迎刃而解了。

上海有一家专做压缩机的SIRC公司。有一次他们跟一个国内西部客户签了一单生意。压缩机送到客户手里开机正常运行36小时就可以收尾款了。于是,按照惯例,这家企业的工程人员和销售人员到了客户那里。

谁知意外出现了,机器启动后一动不动。他们吓坏了,赶忙仔细检查了一遍机器,可是并没有发现任何问题。客户很着急,明确提出,倘若在规定时间内不能让机器正常运转,就退货。

无奈之下,企业的生产经理、副总马上赶了过来。检查许久后,机器依然纹丝不动。时间一分一秒过去,上海这家企业的人一个个心急如焚。

最后他们提议,邀请客户这边的业务骨干、研发人员和当地相关研究所的技术人员聚到一起,大家一起进行会诊,所有的费用他们出。客户同意了。

最后问题终于找到了,不是产品本身的原因——从美国引进的机型主要针对的是东部发达地区,这些平原机根本不适合客户所在的西部高原的地理环境。于是他们返回上海后马上跟美国总部联系,要求引进高原机。

问题终于圆满解决了。这个案例中问题的出现,也是因为没有做好沟通工作。

为什么沟通很难?大家仔细看看这个“聽”字就明白了。

什么叫“聽”?用耳朵来听。但光有耳朵还不够,还要做到十目一心——要专注,看着对方的眼睛才能进行很好的沟通。

西方人有着理性的逻辑思维:正、反、合。也就是说,任何事情,听一面正的,再听一面反的,然后再说。这也很符合中国《易经》中的一句话:“一阴一阳,为之道。”

然而,现在企业是怎么做的呢?很多组织内部是怎么进行上下沟通的呢?开全体会议的时候,总裁说完,副总说,接下来是各级大小领导,领导们都说完了,散会!

还有的领导在下属给他汇报工作的时候,他总在着急打电话。这叫“聽”吗?都不是啊!所以这样的企业家难以获得成功。

克劳士比先生常谈到,当你是一名普通员工的时候,你总在抱怨,埋怨你的上级、主管为什么不愿意主动与下属沟通。可是，当你有一天成为主管的时候,你会比以前的主管更像一个主管——当你穿上西装,打上领带,成为一个标准管理者的时候,在一个组织里,你将是最后一个知道真相的人。这真的很悲哀。

为什么管理者不愿意了解这些真实的情况呢？要知道，一旦沟通不顺畅，我们所谓的“让客户满意”就只能是一句口号。

       文章来源：零缺陷

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