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医药制药企业采购管理工作流程

一、目的
  为加强采购管理,规范物资采购流程,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。

二、适用范围
  本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的固定资产、生产物资、办公用品等。

三、采购原则
  采购过程中要遵循5R原则,才能使采购效益最大化。
  1、适价(Right price) 降低采购成本,从而给公司带来利益;
  2、适质(Right quality) 采购的物料质量决定了生产出的成品质量;
  3、适时(Right time) 提前做好采购计划,才能保证原材料的及时供应;
  4、适量(Right quantity) 采购数量过大,会造成库存的压力,数量过小,则影响生产;
  5、适地(Right place) 在同等状态下,就近选取供应商,可以降低物流成本。

四、采购员职责
  1、执行采购计划;
  2、建立供应商资料与价格目录;
  3、询价、比价及定购作业;
  4、进货品质、到货数量等异常情况的处理;
  5、建立采购明细台账;
  6、维护与供应商的合作关系。

五、采购流程
1、采购申请
  物资需求部门根据生产或经营的需要,走OA流程,填写《采购申请单》,申请单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期等。按采购申请流程,由各相关部门负责人审批,经总经理批准后交采购部门采购。原则上所有流程都要走OA,纸质申请无效。

2、询价、比价
  2.1 每一种物品(物资)原则上需三家以上的供应商进行报价。
  2.2 将所购物料的名称、规格、数量等相关信息口头告知或传真供应商,并要求报价。
  2.3 采购员接到报价后,需进行比价,并做好比价记录。

3、选取合格供应商
  对于公司原料、辅料、包装材料等生产物资需要审核资质、检验样品的新供货商,则要新供应商将资质样品交至公司质保部审核,通过后才能列入合格供应商名单;对于合作过的“老”供应商原则上不需要再提供资质和样品,除资质过期外。仪器设备、办公用品类物资采购不需要提供。

4、合同签订
  4.1 联系报价最低的合格供应商签订产品购销合同;
  4.2 每票采购都应签订合同;
  4.3 合同基本要素:单位、名称、规格、单价、数量、总额、质量标准、付款方式、验收方式、运输及费用承担、违约责任等。这些要素都要在合同中体现。

5、进度跟踪
  为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真等方式跟供应商联系,以确保物资的及时供应。若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,重新和供应商确定新的交货时间,并知会需求部门。严重影响生产进度的,需重新另找供应商以确保物资供应,保证生产。

6、收货
  物资到达后,采购员要第一时间收货,清点物资数量,观察外包装是否有损毁,有损毁且影响质量的应当场拒收,拍照取证,并知会供货商。同时做好收货台账登记工作。

7、验收入库
  到货后,应严格按照合同关于“验收方式”的规定:“货到后立即组织验收,超出多少天未提出异议的视为产品合格”。仪器设备、办公用品等物资由需求部门验收,原料、辅料、包材等生产物资由质检部验收,验收结果由需求部门或质检部签字后交至采购部留存。物资验收合格后库管开具《入库单》,并按流程办理入库手续。对于质检不及时延误生产部门使用的情况质检部门应负主要责任。验收合格入库后,在使用过程中发现个别不合格的情况,质检部应负主要责任,采购部有义务跟供应商协商解决办法,协商不成的质检部应承担相应损失。

8、对帐付款
  采购物品(物资)办理入库后,由采购员按合同约定的付款方式办理付款申请。做好催促发票等后续工作。

六、本制度解释权归采购部,自公布之日起执行。

       文章来源:制药联盟者

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